Eingliederungshilfe beantragen: So gehen Sie Schritt für Schritt vor

Ein guter Antrag schafft Klarheit und entlastet den Alltag. Dieser Leitfaden begleitet Sie Schritt für Schritt: von ersten Beobachtungen im Alltag über die Bedarfsermittlung und die Wahl der zuständigen Stelle bis zur Entscheidung und dem Start der Hilfe. 

Sie erfahren, welche Unterlagen wirklich nötig sind, wie Ziele verständlich formuliert werden und wie Hilfeplangespräch und Gesamtplan ablaufen.

Der Beitrag richtet sich an Eltern, Sorgeberechtigte und Fachkräfte in der Frühförderung.

Vorbereitung: Bedarf sichtbar machen

Bevor Sie schreiben, sammeln Sie Beobachtungen aus dem Alltag. Notieren Sie zwei Situationen, in denen Teilhabe scheitert und beschreiben Sie kurz, was gelingen soll. Formulieren Sie gewünschte Teilhabeziele verständlich und gern in leichter Sprache. So verstehen alle Beteiligten sofort, worum es geht.

Binden Sie Menschen ein, die das Kind gut kennen. Rückmeldungen aus Kita oder Schule helfen dabei, den Bedarf greifbar zu machen. Nutzen Sie die Beratungsangebote vor Ort sowie die ergänzende unabhängige Teilhabeberatung. Das gibt Ihnen Sicherheit für die nächsten Schritte.

Die ärztliche Diagnose als notwendiges Fundament

Ohne eine ärztliche Diagnose ist eine Bewilligung der Eingliederungshilfe in der Regel nicht möglich. Suchen Sie daher frühzeitig Ihre Kinderarztpraxis auf, um den medizinischen Bedarf feststellen zu lassen. Dieses Dokument dient den zuständigen Ämtern als fachlicher Nachweis und ist für den weiteren Prozess zwingend erforderlich.

Unterlagen sinnvoll bündeln

Erstellen Sie eine Übersicht mit allen notwendigen Dokumenten. Dazu gehören das Anschreiben, die ärztliche Diagnose sowie Berichte von Fachkräften.

Achten Sie auf eine klare Sprache, damit die Sachbearbeiter:innen in den Ämtern Ihr Anliegen sofort verstehen. Ein formloses Schreiben reicht oft aus, um das Verfahren offiziell einzuleiten.

Antrag stellen: Zuständigkeit klären und Kontakt aufnehmen

Die Zuständigkeit richtet sich meist nach dem Wohnort und der Art der Beeinträchtigung. In der Regel sind die regionalen Kostenträger wie Sozialämter oder Bezirke für die pädagogische Eingliederungshilfe zuständig.

Wenn eine seelische Behinderung vorliegt, ist bei älteren Kindern oft das Jugendamt gemäß § 35a des Achten Buchs zuständig. Bei Kindern im Vorschulalter erfolgt die Förderung jedoch meist als Komplexleistung über die Eingliederungshilfe.

Wichtig ist die Erkenntnis, dass Krankenkassen lediglich medizinisch-therapeutische Leistungen übernehmen, aber nicht für den pädagogischen Teil der Eingliederungshilfe verantwortlich sind.

Hilfeplangespräch und Gesamtplan: Ziele festlegen, Wirkung sichern

Im Hilfeplangespräch werden Ziele, Inhalte, Umfang und Orte der Leistung gemeinsam festgelegt. Beteiligt sind Eltern, je nach Alter das Kind oder der Jugendliche, Fachkräfte aus Frühförderung, Kita oder Schule sowie die ausgewählten Anbieter. Der Träger der Eingliederungshilfe moderiert und hält alles im Gesamtplan fest.

Achten Sie darauf, dass Hilfe dort stattfindet, wo sie wirkt. Das kann zu Hause sein, in der Gruppe, im Unterricht oder auf dem Weg dorthin. Vereinbaren Sie Prüftermine. Kurze Auswertungen zeigen, ob ein Ziel erreicht wurde oder angepasst werden muss.

Nach der Entscheidung startet die Unterstützung als Sachleistung oder über ein persönliches Budget. Klären Sie, wer der Ansprechpartner ist und wie Sie Rückmeldungen geben. Dokumentieren Sie kurz, was im Alltag gelingt und wo es hakt. So bleiben Fortschritte sichtbar.

Digitale Unterstützung hilft im Ablauf. Mit der App- und Webanwendung TheraVira behalten Sie Ziele, Maßnahmen, Zuständigkeiten und Termine im Blick. Protokolle lassen sich schlank erfassen. Das erleichtert die Auswertung und spart Zeit für das Wesentliche. Sie unterstützt Fachkräfte in der interdisziplinären Frühförderung, der heilpädagogischen Frühförderung sowie im heilpädagogischen Zentrum – praxisnah, datenschutzkonform und intuitiv bedienbar.

Schritt-für-Schritt im Überblick

Die folgende Übersicht bündelt alle Phasen vom ersten Beobachten bis zum Start der Hilfe und zeigt kurz, was Ihr Ziel ist, wer zuständig ist und welches Ergebnis jeweils am Ende steht.

Phase	Ihr Ziel	Zuständig	Ergebnis
Vorbereitung	Sie beschreiben den Bedarf und formulieren Ziele in einer leicht verständlichen Sprache.	Familie, Kindertagesstätte oder Schule sowie die Frühförderstelle	Es entstehen kurze Notizen, ein gemeinsames Zielbild und eine Kontaktliste.
Zuständigkeit klären	Sie finden die richtige Ansprechperson für Ihr Anliegen.	Träger der Eingliederungshilfe sowie gegebenenfalls das Jugendamt	Sie erhalten eine Bestätigung der zuständigen Stelle und ein Terminangebot.
Antrag einreichen	Sie stellen Ihr Anliegen offiziell bei der zuständigen Behörde.	Zuständige Fachstelle beim Kostenträger	Es erfolgt eine Eingangsbestätigung und das Verfahren wird offiziell gestartet.
Hilfeplangespräch	Alle Beteiligten legen gemeinsam die Ziele, Inhalte sowie den Umfang und Ort der Hilfe fest.	Alle Beteiligten unter der Leitung des Trägers	Ein verbindlicher Gesamtplan mit festen Terminen zur Überprüfung wird erstellt.
Entscheidung und Start	Die Leistung wird offiziell beauftragt und die Förderung beginnt.	Träger, Leistungserbringer:innen sowie die Familie	Die Hilfe beginnt mit klar definierten Zuständigkeiten für alle Seiten.
Auswertung	Sie prüfen gemeinsam die Wirkung der Maßnahmen und passen den Plan bei Bedarf an.	Alle beteiligten Personen und Fachkräfte	Es wird eine kurze Bilanz gezogen und bei Bedarf werden neue Ziele festgelegt.

Starke Anträge – starke Wirkung

Ein starker Antrag ist klar, kurz und nah am Alltag. Er beschreibt Bedarf, nennt ein Ziel und bittet um ein Hilfeplangespräch. Mit festen Prüfterminen, transparenter Dokumentation und einer guten Zusammenarbeit wächst Teilhabe Schritt für Schritt. So entsteht Unterstützung, die trägt und Familien spürbar entlastet.