Ein klarer Ablauf nimmt dem Thema Abrechnung den Schrecken, sodass Ihre volle Aufmerksamkeit dortbleibt, wo sie hingehört: bei den Kindern, ihren Familien und der wirksamen Zusammenarbeit aller Fachkräfte. Durch die Reduzierung von Verwaltungsaufwand gewinnen Sie mehr Zeit für das Kind und das Wesentliche.
Warum Abrechnung oft kompliziert wirkt
In der Eingliederungshilfe und Frühförderung treffen heilpädagogische und – in interdisziplinären Stellen – medizinisch-therapeutische Leistungen aufeinander.
Diese müssen teilweise unterschiedlich abgerechnet werden, was sich durch Pauschalen und eine unterschiedliche Vergütung zusätzlich kompliziert gestaltet. Darüber hinaus gelten die regionalen Vorgaben der jeweiligen Kostenträger.
Wer diese Anforderungen getrennt betrachtet, erzeugt leicht doppelte Arbeit, Medienbrüche und offene Fragen. Häufig fehlt eine durchgängige und einheitliche Dokumentation, was zu hohem Verwaltungsaufwand führt.
Auch Formulierungen in Leistungsnachweisen sind abrechnungsrelevant, und wenn die Verbindung zwischen Zielen, Maßnahmen und Dokumentation unstrukturiert ist, geraten Teams in Rückfragen, obwohl die inhaltliche Arbeit stimmig ist.
Was wirklich hilft
Echte Entlastung entsteht, wenn fachliche Logik und organisatorische Schritte Hand in Hand gehen. Dafür müssen alle Leistungsarten klar benannt sein und sich konsequent in der Dokumentation und im Terminkalender wiederfinden.
Eine zentrale Plattform, die dies gewährleistet, macht die Abrechnung zu einem automatischen Ergebnis der täglichen Arbeit und nicht zu einem manuellen Zusatzprojekt am Monatsende. Ziel ist es, die Leistungserbringung und die Abrechnung nahtlos miteinander zu verknüpfen.
So läuft ein sicherer Prozess
Ein sicherer Prozess startet mit einem vollständigen Datensatz, in dem die Bewilligung sowie die korrekten Kostenträger (Ämter, Bezirke) und die zugehörigen Kostensätze hinterlegt sind. Die erbrachten Leistungen werden immer auf Terminbasis dokumentiert.
Dabei gilt:
- Jeder Termin wird zeitnah dokumentiert.
- Die Leistung im Termin ist mit dem korrekten Kostensatz des jeweiligen Kostenträgers verknüpft.
- Die durchgeführten Einheiten werden in der Dokumentation beschrieben.
- Die Unterschrift der Eltern oder der Kita-Leitung für den Leistungsnachweis erfolgt direkt am Gerät.
Alle Leistungen, die in einem definierten Zeitraum (z.B. monatlich) erbracht wurden, sind so automatisch im System abrufbar und können für einen bestimmten Abrechnungskontext (Fallkontext/Kostenträger) geladen werden.
So wird der spätere Export kein Kraftakt, sondern eine formal korrekte Zusammenfassung der fachlich sauberen Arbeit.
Digitale Unterstützung, die trägt
Technologie soll nicht ersetzen, sondern ermöglichen und die Arbeit von Fachkräften vereinfachen. Eine gute Lösung führt Daten an einem Ort zusammen und vermeidet Medienbrüche. Sie begleitet den gesamten Verlauf vom Erstgespräch über Diagnostik und Förderplanung bis zur Leistungsabrechnung.
Besonders wirksam ist eine Oberfläche, die auf Konsistenz achtet, Erinnerungen setzt und Plausibilität prüft, bevor Fehler entstehen. Sie ermöglicht die automatische Erstellung der Rechnung und der Leistungsnachweise direkt aus der Dokumentation heraus.
Darüber hinaus bietet sie eine transparente Darstellung der verbrauchten und offenen Einheiten (BE/FE), um den Überblick über Restkontingente zu behalten und die rechtzeitige Reevaluation und Folgebewilligung anzustoßen. So sinkt der manuelle Kontrollaufwand, und Teams gewinnen den Überblick, ohne zusätzliche Listen führen zu müssen.
TheraVira im Alltag
TheraVira bündelt Dokumentation, Planung und Abrechnung in einer integrierten digitalen Klientenakte. Alle Informationen entstehen dort, wo sie gebraucht werden, und fließen ohne Umwege in prüfsichere Nachweise.
Die automatisierte Erstellung von Rechnungen und Leistungsnachweisen reduziert den manuellen Aufwand auf ein Minimum. Geführte Vorlagen unterstützen eine ICF-logische Arbeitsweise, klare Rollen bringen Ruhe in die Zusammenarbeit, und mobile Zugänge halten alle Beteiligten handlungsfähig.
Leitungen erhalten Transparenz über Auslastung und Fristen, Fachkräfte erleben weniger Verwaltungsaufwand und mehr Zeit für die Förderung. So wird Abrechnung vom Störfaktor zum verlässlichen Teil eines Prozesses, der Kindern und Familien Kontinuität bietet.
- Mobile Nutzung unterstützt die Dokumentation direkt vor Ort bei Hausbesuchen oder Gruppenangeboten.
- Leitungen erhalten Transparenz über Auslastung, Restkontingente und Fristen.
- Fachkräfte profitieren von weniger Verwaltungsaufwand und können sich auf die Förderung konzentrieren.
Mit TheraVira wird die Abrechnung vom Störfaktor zum verlässlichen Teil eines durchgängigen Prozesses.
FAQ zur Abrechnung in der Frühförderung
Sorgen Sie für eine klare Struktur durchgängiger Daten, die vom Termin über die Dokumentation bis zum Export konsistent sind. Vollständige Stammdaten und die automatisierte Erstellung der Dokumente gemäß den Anforderungen der Kostenträger senken die Rückläuferquote. TheraVira unterstützt diese Konsistenz durch die zentrale Verknüpfung von Leistung, Kostensatz und Termin.
Planen Sie Folgeanträge frühzeitig , führen Sie Restkontingente transparent und nutzen Sie systemgestützte Erinnerungen. Ein übersichtliches Controlling verhindert Leerlauf in der Versorgung. TheraVira zeigt Restkontingente und Laufzeiten dort an, wo Sie täglich arbeiten, sodass keine Zusatzlisten nötig sind.
Mit einer integrierten Lösung dokumentieren Sie nur einmal und nutzen dieselben Daten für Planung, Nachweise und Abrechnung. Das spart Zeit, vermeidet Medienbrüche und schafft Klarheit für das Team. TheraVira bündelt diese Schritte in einer Oberfläche und sorgt für einfache, effiziente, entlastende Prozesse.
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